好用的工作工具有哪些？

2023-05-11 16:31:45 [来源:]

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个人观点，职场工具可分为3类，第一类，效率工具，比如office 三件套、文字识别工具、PDF装换工具等，第二类，思维工具，比如思维导图、方法论、奇葩说等，第三类，模板工具，比如各类模板、表格、素材等，好工具，事半功倍，打游戏的人都知道，充值的比免费的升级快，免费的很难打得过买了装备的，光头强为什么喜欢用电锯砍树而不喜欢用斧头，一样的道理。职场工具，同一细分领域里，排在前几位的都差不多，很难说哪个更好，只能说你更习惯哪个而已，下面我就分类推荐一些我个人用得比较顺手的几个，只为求个点赞转发。

第一，效率工具类

1、 office 365

作为一名文字工作者，手头几乎不是PPT就是Word，因此office 365是我的最爱，特点是office只要有新功能，就会第一个在office 365中发布，office的尿性是，版本越高，新功能越强。

office 365还有一个功能我非常喜欢，可以直接编辑PDF，这样就不需要单独安装转换器了，而且编辑后可以直接另存为Word，方法是在文件上右键，在打开方式中选择word即可。

office 365自带的OneNote工具也非常强大，除了传统的笔记功能外，还有2个特色我也非常喜欢，第一，OneNote可以识别图片中的文字，尤其是对于一些扫码书籍来说，即便有背景图片，识别率也在95%以上，只需要将图片复制到OneNote，在图片上右键，选择“复制图片中的文字即可”；第二，当多人协作或阅读别人的PPT时，可以将PPT发送到OneNote，然后在每一页上都可以用画笔信手涂鸦和做标注，但又不影响原作品，涂鸦和标注只有你看到，如果你像我一样，喜欢每天研究一份公司的咨询报告，那这个功能就太有价值了，所有的记录都是我的成长。

2、Outlook

也许你会说，office，Outlook，谁都有，没什么好宣传的，那只能说你可能没发现这些工具的价值，Outlook的日历功能，对于一个工作了20年的来说，太重要了，每一封邮件的收发都有历史痕迹，每一个时间节点的事情都被记录，我个人的复盘，就是的定期去查看我的Outlook中都做了哪些事情，哪些任务已经延期，还有哪些事情没有完成。

Outlook同时是一个非常好的时间管理工具，我一般习惯于前一天晚上定好第二天的工作任务和时间节点，时间一到，Outlook就会弹出提示，比如通知Skype会议、提醒与客户讨论某个问题或请他们确认某个事项，提醒自己那些未完成的任务要尽快完成等。

总之，Outlook是邮件、任务计划、提醒管理等综合，并最终记录一切。

3、PDF 类工具

Foxit Reader，小巧的PDF阅读器，不过慢慢的，我现在已经用word代替了。

PDF2PPT，PDF转PPT的工具，好处在于几乎可以一模一样的转成PPT，如果想借鉴、套用别人的PPT内容，这个工具的确不错，但软件收费。

4、日常效率工具

GIFCam，一个录制GIF的小工具，可以在PPT播放过程中录制一些动画效果。

InPaint，一个可以去除水印的小工具，做PPT时获取到的图片，有时候有水印，如果在图片上选择背景透明，会留下一个水印补丁，这时候用InPaint把这个补丁去了之后，图片就会好很多。

Everything，一个秒级全电脑搜索的工具，会上瘾，像我这样文件很多记忆力又差的人，已经严重依赖于Everything，输入多个关键字后，回车，几乎同一瞬间，内容就搜出来了，比如你输入“麦肯锡空格 ppt”，就能搜索你电脑上所有文件名中带麦肯锡3个字的PPT了。

图1、Everything秒搜

当然，这类工具很多，与每个人的职场背景和工作需要有关。

第二，思维工具类

1、思维导图

我更倾向于Mindmanager，特点是模板多、更加偏向商务风格，而且支持和office相互导入导出，当然其他类似的工具也很不错，比如头条的幕布，mindmaster等，比如下面的汇报技巧的价值导图，就是图形化、发散性的、头脑风暴时的思维方式。

图2、思维导图工具：汇报的价值与职场公式

2、方法论

所谓方法论，就是前人用了大量时间研究、有大量成功案例的模型模板，比如我之前分享过的咨询顾问的19个咨询工具，比如提问者说的SWOT工具等，再比如下面这些：

图3、埃森哲公司的EA架构方法

图4、埃森哲公司的系统架构设计

目前各大咨询公司都整理形成了自己的方法论，这些方法论可以让新顾问快速上手，可以让咨询报告都有统一框架和要素，从而整体保障咨询成果的水平等级，避免咨询顾问的能力参差不齐而影响公司形象。

图5、常用的分析架构

3、奇葩说

之所以我把奇葩说归类于思维类工具，是源于我对奇葩说的偏爱，如果你不喜欢这样的定义，那随你喜欢，我之所以称之为思维类工具，是因为奇葩说他围绕的是辩论方法和技巧，对于某个问题，辩手会根据自己的持方展开辩论，既要想到对方所有可能的出招，而且还有想出己方最有效的杀招，而且要在3分钟内完成立论，1分钟内现场battle，再用1分钟结辩，这样的说服能力，无论是做顾问还是销售，都可以做到游刃有余。